ビジネスルーム東京株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が運営する会議室予約・運営サービス（ウェブサイト lorfle.pro を含みます。）におけるお客様の個人情報の取扱いについて、個人情報の保護に関する法律（APPI）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。
1. 事業者情報・適用範囲
事業者名：ビジネスルーム東京株式会社
住所：東京都渋谷区恵比寿3-24-7
電話番号：+81 3 6419 8752
メールアドレス：[email protected]
本ポリシーは、当社が提供する会議室の予約、利用、問い合わせ対応、請求、運営管理、マーケティング、並びに当社ウェブサイトおよび関連サービスの利用に適用されます。
2. 個人情報の取得および処理する情報
当社は、適法かつ公正な手段により、必要な範囲で個人情報を取得し、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。取得する情報には、以下が含まれる場合があります。
- 氏名、会社名、部署名、役職
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 予約情報（利用日時、利用会議室、利用人数、利用内容、請求情報を含む）
- 本人確認に必要な情報
- 問い合わせ内容、アンケート回答、サポート履歴
- 決済情報（決済代行事業者を通じて取得される情報を含む）
- ウェブサイトの利用情報（アクセス日時、IPアドレス、ブラウザ情報、Cookie等の識別子、閲覧履歴）
- 防犯カメラ映像その他施設の安全管理に必要な記録
当社は、要配慮個人情報を取得する必要がある場合、法令に従い、適切な同意その他必要な措置を講じます。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
- 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
- 会議室利用に関する連絡、案内、入退室管理、施設運営のため
- 請求、決済、返金、与信確認、会計処理のため
- 本人確認、認証、不正利用防止、セキュリティ確保のため
- 問い合わせ対応、苦情対応、アフターサービスのため
- 利用状況の分析、サービス品質の向上、新サービスの企画開発のため
- 当社サービス、キャンペーン、イベント等に関する案内の送付のため
- 法令上の義務の履行、紛争対応、権利保護のため
- 施設の安全確保、事故防止、緊急時対応のため
- その他、上記利用目的に付随する目的のため
4. 個人情報の利用の法的根拠
当社は、日本法に基づき、以下のいずれかの根拠により個人情報を取り扱います。
- お客様の同意がある場合
- 契約の締結または履行のために必要な場合
- 法令上必要な場合、または法令に基づく義務を履行するために必要な場合
- 当社または第三者の正当な利益を保護するために必要であり、かつお客様の権利利益を不当に侵害しない場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要である場合
なお、日本の個人情報保護法の下では、個人情報の取扱いは主として上記の適法性の根拠に従って行われます。
5. 個人情報の第三者提供および共同利用
当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
- 本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関等への協力が必要な場合で、同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
当社は、業務遂行上必要な範囲で、以下のような委託先に個人情報の取扱いを委託することがあります。
- 予約管理システム提供事業者
- 決済代行事業者
- メール配信、CRM、分析、サポートツール提供事業者
- 清掃、警備、設備保守等の運営委託先
- 会計、法務、税務等の専門家
当社は、委託先に対し、適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう努めます。
6. 外国にある第三者への個人情報の移転
当社は、サービス提供に必要な範囲で、クラウドサービス、分析ツール、メール配信サービス等の利用に伴い、外国にある事業者に個人情報を移転する場合があります。
その場合、当社は、個人情報保護法その他関係法令に従い、移転先の国における個人情報保護制度、移転先事業者が講ずる保護措置、およびお客様が講じることのできる措置に関する情報を把握し、必要な同意取得、契約締結、その他の安全管理措置を講じます。
外国にある第三者への移転が行われる場合で、法令上必要なときは、当社はお客様に対して適切な情報提供を行い、必要な同意を取得します。
7. 個人情報の保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で保存が義務付けられる期間に限り保有します。保存期間は、情報の種類および利用目的に応じて異なります。
- 予約・利用記録：契約管理、トラブル対応、会計処理のため必要な期間
- 請求・決済関連情報：会計、税務、監査対応のため法令上必要な期間
- 問い合わせ履歴：対応完了後、一定期間
- 防犯カメラ映像：安全管理・事故対応に必要な期間
- マーケティング関連情報：配信停止または同意撤回まで、または目的達成に必要な期間
保存期間経過後または利用目的達成後は、当社の規程に従い、適切な方法で削除、消去または匿名化します。
8. お客様の権利
お客様は、法令に基づき、当社が保有するご自身の個人情報について、以下の請求を行うことができます。
- 利用目的の通知
- 開示
- 内容の訂正、追加または削除
- 利用停止または消去
- 第三者提供の停止
- データポータビリティに関する請求（法令上認められる範囲に限る）
- 利用に対する異議申立て（法令上認められる範囲に限る）
これらの請求を行う場合、当社所定の手続に従い、本人確認資料の提出をお願いすることがあります。法令上の例外がある場合、請求に応じられないことがありますが、その場合は理由を説明します。
9. 同意の撤回
お客様は、同意に基づいて行われる個人情報の処理について、いつでも同意を撤回することができます。ただし、同意撤回前に行われた処理の適法性には影響しません。
同意の撤回は、当社への連絡、配信停止手続、または当社が指定する方法により行うことができます。なお、同意撤回により、会議室予約の受付、決済処理、法令上必要な対応等、一部サービスの提供に影響が生じる場合があります。
10. 苦情・相談・不服申立て
当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に誠実かつ迅速に対応します。お客様は、当社の取扱いに関して、当社窓口へのご連絡のほか、個人情報保護委員会その他の関係機関に相談・申立てを行うことができます。
当社へのご連絡は、本ポリシー末尾の連絡先までお願いいたします。
11. 個人情報の安全管理
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。
- 個人情報取扱規程の整備
- アクセス権限管理、認証管理、ログ管理
- 通信および保存データの暗号化等の技術的対策
- 従業員・委託先への教育、監督
- 入退室管理、機器管理、媒体管理等の物理的対策
- インシデント発生時の報告、調査、是正対応体制
当社は、必要に応じて安全管理措置の見直しと改善を継続的に行います。
12. お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情、相談は、以下の窓口までご連絡ください。
ビジネスルーム東京株式会社
住所：東京都渋谷区恵比寿3-24-7
電話番号：+81 3 6419 8752
メールアドレス：[email protected]
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運営上の必要性その他の事情に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により通知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。
最終更新日：2026年9月30日